تگ انبار چیست و چه کاربردی دارد؟ این سیستم از نرم افزار انبارداری چه کمکی به حسابداران کرده و کدام چالشها را برطرف میسازد؟ آیا تگ انبارداری بر روی سود و زیان سیستم تأثیر میگذارد؟ این سؤالها در مقاطع مختلف، ذهن هر حسابدار و انبارداری را مشغول میکنند. ما در این مقاله کاربردی به اهمیت، کاربرد و اصول تگ انبار گردانی پرداخته و بهترین ابزار اجرایی آن را تحت بررسی قرار میدهیم.
تگ انبار چیست و چه کاربردی در انبارگردانی دارد؟
تگ انبار یک ابزار ساده اما حیاتی در سیستم حسابداری و انبارگردانی است که عمدتا در نرم افزار حسابداری بازرگانی، شرکتی، تولیدی و سیستمهای مدیریت مالی و خزانه داری سایر شرکتها مشاهده میشود. این ابزار به هر محصول یک شناسه و برچسب مشخص داده و کاری میکند که طبقهبندی و شمارش کالاهای موجود در انبار بسیار شفافتر و دقیقتر شود. رایجترین اطلاعاتی که این تگ ارائه میکند عبارتند از:
- نام کالا
- کد کالا
- تعداد کالا
- تاریخ ورود
- طبقهبندی از نظر جنس
- طبقهبندی از نظر تاریخ انقضا
استفاده از این اطلاعات سبب میشود تا طبقهبندی محصولات راحتتر شده و احتمال خطاهای محاسباتی به حداقل برسد. البته صرف وارد ساختن این اطلاعات باعث افزایش دقت محاسباتی نمیشود؛ بلکه یک انباردار میبایست با استفاده از اصول و استانداردهای خاصی فرآیند شمارش کالاها را به اتمام برساند.
ارتباط تگ انبار با واحدهای خزانه داری و بازرگانی
تگ انبار تنها یک وسیله برای شمارش کالاهای انبار نیست؛ بلکه این ابزار نقشی مهمی در عملکرد خزانهداری و حسابهای نقد و بانک دارد. هنگامی که تگ انبار به کار گرفته میشود، بهای تمام شده با دقت و شفافیت بیشتری محاسبه میشود. اطلاعات صحیح ناشی از این عملیات به مدیران کمک میکند تا محصولات را بهدرستی قیمتگذاری کره و استراتژی فروش و بازاریابی درستی را دنبال کنند. درنتیجه این رویه، شرکت موردنظر به سود رسیده و حسابهای نقد و بانک از زیان در امان میمانند.
به طور کلی، یک حسابدار به واسطه محاسبه دقیق بهای تمام شده و ثبت صحیح عملیات خرید و فروش در نرم افزار حسابداری بازرگانی، میتواند دادههای موردنظر را به نرم افزار خزانه داری (نقد و بانک) ارسال کرده و از طریق کنترل جریانهای نقدی و تطبیق پرداختها شرکت را به سوددهی برساند.
مراحل شمارش کالا با تگ انبار
پس از تفکیک و تنظیم اطلاعات تگ انبار، نوبت شمارش کالاها و انبارگردانی فرا میرسد. در ادامه، به فرم شمارش کالا مراجعه شده و فرآیند 3 مرحلهای زیر آغاز میگردد:
مرحله نخست: آماده سازی انبار
در مرحله نخست، فرآیند مرتبسازی کالاها آغاز شده، تگ انبار بررسی یا بهروزرسانی شده و بهصورت موقت ورود و خروج کالاها متوقف میشود تا پروسه شمارش با دقت انجام گردد.
مرحله دوم: شمارش 3 مرحله ای کالاها و ارسال اطلاعات به واحد بازرگانی
کالاهای موردنظر برحسب تگ انبار مشخص شده و بهصورت دقیق شمارش میشوند. این شمارش اغلب از رویه زیر پیروی میکند:
- شمارش مرتبه اول: موجودی کالا برای بار اول شمارش میگردد. چنانچه مغایرتی در این مرحله مشهود نباشد، صحت اطلاعات تأیید میشود؛ اما اگر مغایرتی مشاهده شود، اطلاعات ثبت اولیه شده و شمارش دوم پیگیری میشود.
- شمارش مرتبه دوم: کالاها برای مرتبه دوم مورد شمارش قرار میگیرند. چنانچه نتایج بهدست آمده با مرحله نخست یکسان باشد، اطلاعات معتبر محسوب میشوند؛ در غیر این صورت مرحله سوم شمارش آغاز و پیگیری میشود.
- شمارش مرتبه سوم: کالاها برای بار سوم تحت شمارش قرار گرفته و نتایج بهدستآمده از این محاسبه در ماژول انبار و ماژول بازرگانی نرم افزار حسابداری ثبت و اصلاح میشود.
چالش های انبارداری بدون استفاده از تگ انبار
یک انبار بدون برنامه حسابداری و انبارداری مدون دچار بینظمی و آشفتگی شده و بسیاری از پروسههای حسابداری و مدیریت مالی را دچار اختلال میکند. درست در همینجاست که پیادهسازی تگ انبار به واسطه یک نرم افزار حسابداری ابری اهمیت خود را نشان میدهد. در ادامه با چند مثال، معایب و چالشهای عدم استفاده از تگ انبار را توضیح خواهیم داد:
عدم شناسایی دقیق کالاهای انبار
در نبود تگ انبارگردانی، تشخیص و طبقهبندی کالاها دشوار شده و ریسک خطاهای محاسباتی و جابهجایی اطلاعات افزایش مییابد. این مسئله درنهایت محاسبه بهای تمام شده را نیز با مشکل مواجه میسازد.
مغایرت در موجودی و نیاز به دوباره کاری
عدم بهکارگیری تگ انبار باعث اختلاف موجودی حقیقی با اطلاعات حسابداری شده و نرم افزار انبارداری ساده را دچار اختلال میسازد.
مدیریت نادرست ورود و خروج کالا
بدون تگ انبار، نظارت و مدیریت صحیح ورودی و خروجی کالاهای انبار عملاً غیرممکن شده و اطلاعات بهدستآمده از ضریب خطای بالایی برخوردار هستند.
اختلال در واحدها بازرگانی، خزانه داری و مدیریت مالی
سیستم انبارداری فاقد تگ انبار، امکان تهیه و ساخت گزارشات دقیق و قابل تحلیل را از مدیران سلب کرده و تصمیمات مدیریتی را دچار مشکل میکند. مغایرت این اطلاعات، باعث میشود تا واحد بازرگانی و مدیران مارکتینگ محصول را به صورت اشتباه قیمتگذاری کرده و از طریق کاهش یا منفی کردن سود شرکت، واحد خزانه داری و کل شرکت دچار مشکل شود. برای اجتناب از این چالش حساس، میبایست به چند نکته توجه داشته باشید:
- نرم افزار حسابداری و مدیریت مالی یکپارچه با ماژول بازرگانی، ماژول خزانه داری، ماژول حسابداری و انبار انتخاب کنید تا اطلاعاتتان به صورت یکپارچه و در دسترس ثبت شوند
- محاسبه بهای تمام شده را به صورت دقیق انجام داده و از اهمیت تگ انبار غافل نشوید.
- از تجارب و اطلاعات حسابداران و انبارداران باتجربهتر استفاده کرده و از مقالههای وبسایتهای مرجع بهرهبرداری کنید.
نقش بهترین نرم افزار انبارداری در مدیریت تگ انبار
یک نرم افزار آنلاین حسابداری یا حسابداری مالی جامع و مدرن از جهات مختلفی فرآیند انبارگردانی را بهبود میبخشد. امروزه توسعهدهندگان پلتفرم حسابداری اینترنتی با علم بر نیازها، استانداردها و اصول انبارداری و انبارگردانی دستگاههای خود را به نحوی طراحی میکنند که انجام فرآیندهایی مانند تگ انبار را سهولت ببخشند. اطلاعات ثبت شده در این سیستمها از شفافیت و دقت بسیار بالایی برخوردار بوده و شرایط را برای بسیاری از حسابداران آسان میسازند. اگر بخواهیم به طور خلاصه کاربرد و مزایای نرم افزار تحت وب حسابداری را شرح دهیم، میبایست به موارد زیر اشاره داشته باشیم:
- قرار دادن اطلاعات در سرورهای امن ابری
- تطابق کامل با استانداردها و اصول انبارداری
- افزایش دقت، سرعت و شفافیت اطلاعات انبار
- اتصال یکپارچه به سایر ماژولهای حسابداری
- عدم نیاز به تهیه تجهیزات سخت افزاری گرانقیمت
- امکان تعریف کاربر و نظارت بر فعالیت انبارداران
- ثبت، ویرایش و صدور انواع اسناد و فاکتورهای دیجیتالی
- قابلیت بازیابی و دسترسی مادامالعمر به اطلاعات حسابداری
- ارائه منوها و امکانات متنوع برای طبقهبندی دقیقتر موجودی انبار
کلام آخر
تگ انبار یک پروسه از انبارگردانی است که امروزه به یکی از الزامات و استانداردهای انبارگردانی تبدیل شده است. تگ انبار که با عنوان فرم شمارش کالا هم شناخته میشود، تفکیک و طبقهبندی موجودی کالا و همچنین سرشماری آنها را آسانتر و دقیقتر میسازد. اطلاعات خروجی ناشی از این پروسه، از دقت بالایی برخوردار بوده و مدیران را قادر میسازد تا تصمیمات مالی بهتری را اتخاذ کنند. به همین دلیل میبایست نقش و اهمیت تگ انبار را جدی گرفته و به سراغ سیستمهای حسابداری نوین و کارآمد مانند نرم افزار ابری حسابداری حرکت کرد. برای کسب اطلاع دقیقتر از مزایا و کاربردهای سیستمهای حسابداری ابری، میتوانید در فضای اینترنت به جستجو پرداخته و مطالب وبسایتهای مرجع را دنبال کنید.
نویسنده : نیما مهاجر